Separei algumas dicas de critérios para a escolha de um programa para a sua biblioteca. Acerte definição de software para a sua biblioteca e ganhe em performance e simplicidade ; )
Tenho observado os profissionais com muitas dúvidas ao buscar soluções para modernizar as bibliotecas, e para apoiar o processo, preparamos um guia rápido e leve para aqueles que buscam um programa de biblioteca (software de biblioteca).
Para escolher um sistema, seja para bibliotecas públicas ou privadas, será preciso fazer algumas análises que visam atender às necessidades locais, prever crescimento e integração com o mundo lá fora. E como não é todo dia que se fala nesse assunto, é sempre bom contar com alguma orientação, que pode te ajudar nesse processo.
Abaixo deixo algumas dicas para que você consiga fazer essa escolha da melhor forma possível. Vamos lá?
Dica 1 - Escolha um software fácil de implementar
Quando a instituição adquire um software, não basta instalar e começar a usar. Será preciso configurá-lo de acordo com as necessidades do seu negócio, orientar e treinar os funcionários, entre outros. Dependendo do caso, pode ser bastante difícil e demorado esse processo, por isso, busque por alternativas maduras.
Dê preferência aos programas/softwares que entregam soluções com parâmetros já definidos por padrão.
Quanto mais simples, mais fácil também será o gerenciamento e operação.
Dica 2 - Saiba do que você precisa
Nada de contratar um software só porque te falaram que é bom em uma realidade distante ou pela reputação da marca! Pense no que a sua biblioteca realmente precisa e como isso pode ajudar. Se precisa migrar dados de sistemas legados, integrar a autenticação dos usuários, suporte ativo e presente, suporte MARC21, RFID, treinamentos periódicos por conta da rotatividade.
Faça uma lista com as suas necessidades e busque isso em um sistema.
Com base nelas é que a configuração deve ser feita.
Dica 3 - Considere o serviço ou fornecedor por trás do software
É muito importante que o software funcione de maneira adequada, mas tem momentos que você precisa de retaguarda. Para isso, solicite ao fabricante do programa alguns contatos para você bater um papo e ouvir relatos.
Outro ponto importante é a velocidade para a contratação e execução dos serviços de treinamentos, migração e disponibilização de software, fique atenta(o)!
Dica 4 - Totalmente acessível pelo navegador
Vale a pena perguntar se o programa/software que você busca funciona totalmente no navegador de internet. O banco de dados precisa ficar em local protegido, com backup e supervisão técnica. Mas o bibliotecário, operadores e usuários não podem estar restritos às estações de trabalho.
Uma biblioteca precisa estar disponível para consulta 24 horas, 7 dias da semana, pelo menos para consulta de acervo, renovação e reserva de materiais.
Se esse é o seu caso, vale a pena considerar essa opção, pois assim as informações não ficam isoladas em um ambiente restrito.
Dica 5 - Pense em como pagar
Esse investimento precisa caber no orçamento da sua instituição, não é? Para isso, pode ser preciso negociar com o fornecedor a melhor forma de pagamento, à vista ou parcelado.
Nunca pense em um software de gestão de acervos como um custo e sim como um investimento, que trará benefícios para a sua instituição em curto, médio e longo prazo.
Lembrando sempre que mesmo soluções sem custo de licenciamento oferecem um custo indireto, também chamado de TCO (Total Cost of Owner).